Tillbehör

En komplett guide för att organisera Gmail och använda det effektivt

Gmail är fortfarande väldigt relevant och viktigt även om applikationer som Slack och Teams har minskat vårt beroende av e-post. Enligt en McKinsey-rapport spenderar en genomsnittlig person fortfarande upp till 28 % av sin veckoarbetstid på e-post. Så det är vettigt att organisera Gmail för att minska röran och förbättra produktiviteten.

Antalet e-postmeddelanden vi får kan vara häpnadsväckande, särskilt från källor som vi inte ens kommer ihåg att vi prenumererade på. Det finns också gamla men viktiga mejl som försvinner i ett hav av nya mejl. Här är några snabba tips och tricks för att organisera dina Gmail-e-postmeddelanden och skapa förstånd i ditt arbetsliv.

Låt oss börja.

1. Organisera din Gmail-inkorg

De flesta e-postmeddelanden hamnar i inkorgen, vilket är den främsta anledningen till att det är så rörigt och överväldigande på samma gång. Ett sätt att snabbt hitta viktiga e-postmeddelanden är att ändra din inkorgstyp så att viktiga e-postmeddelanden visas högst upp.

Steg 1: Klicka på Inställningar och välj Alla inställningar.

Steg 2: Gå över till fliken Inkorg där du kan välja standardvy bredvid typen Inkorg.

Jag föreslår att du provar några alternativ och ser vilket som passar dina behov:

  • Standard: Visa e-postmeddelanden efter datum och tid
  • Saker först: Gmail använder AI för att bestämma vilka e-postmeddelanden som är viktiga för dig
  • Läs inte först: Ordna Gmail så att olästa e-postmeddelanden visas först
  • Stjärnmärkt först: E-postmeddelanden som stjärnmärkts av dig kommer att visas först. Använd stjärnorna för att markera viktiga e-postmeddelanden/ID:n
  • Prioriterad inkorg: Google uppmärksammar de e-postmeddelanden du interagerar mest med och använder den informationen för att visa relevanta e-postmeddelanden först

Det finns andra inställningar du bör kontrollera.

2. Ordna Gmail efter mappar/etiketter

Gmail kallar det etiketter men det betyder samma sak. En plats där du kan filtrera och lagra dina e-postmeddelanden så att de inte stör din inkorg. Jag rekommenderar att du håller det totala antalet taggar lågt och inte blir galen med dem. Du kan också skapa kapslade etiketter i Gmail, det vill säga etiketter inom en etikett. Det fungerar nästan som en undermapp.

Vi skapar ett filter som talar om för Gmail att skicka ett visst e-postmeddelande eller spara det på den etiketten.

Steg 1: Öppna e-postmeddelandet du vill skapa ett filter för. Klicka på taggikonen högst upp för att se en lista över befintliga taggar. Det ser ut som en pil som pekar åt höger.

Steg 2: Du kan välja från en befintlig lista med taggar eller skapa en ny genom att direkt skriva namnet högst upp. Du kan också hantera tagginställningar härifrån.

Skapa till exempel en etikett som heter Reading Digest för alla e-postmeddelanden du får från Medium eller Quora eller nyhetsbrev som du har prenumererat på. Dessa e-postmeddelanden kommer inte att visas i din inkorg nu och kommer direkt till etiketten eller mappen. Du kan också flytta e-postmeddelanden till etiketter från den här menyn om du inte vill skapa en ny etikett för det konstiga e-postmeddelandet.

Du kan också färglägga kodetiketterna. Bläddra igenom listan med etiketter i sidofältet och klicka på menyikonen med tre punkter bredvid den för att välja en färg.

3. Ordna Gmail efter storlek

Google erbjuder 15 GB ledigt utrymme för alla Google-applikationer, inklusive Gmail. Har du ont om utrymme eller vill städa lite? Sortera e-postmeddelanden efter storlek för att hitta och ta bort de som tar upp utrymme men är värdelösa nu.

Sökoperatören är storlek:byte . Det betyder att för att söka efter e-postmeddelanden som tar mer än 15 MB utrymme måste du ange storlek: 15728640 . Kommandot storlek: mb Fungerar också.

Du kan vara kreativ nu och lägga till fler sökparametrar för att filtrera fler resultat som:

  • storlek:mb har:bilaga
  • storlek:10mb har:bifogat filnamn:doc
  • storlek:10mb larger_than:5m smaller_than:8M

Prova några kombinationer för att se vilken typ av resultat du får, och gå sedan därifrån. Gmail kommer att föreslå några fler sökparametrar precis under sökfältet, som datum och tid, för att hjälpa dig hitta det du letar efter.

Proffstips: Du vet redan hur vi kan skapa etiketter för att filtrera e-postmeddelanden. Visste du att du kan använda #GoogleDrive-taggen för att spara bilagor direkt i en mapp på Drive? Att radera e-postmeddelandet efteråt kommer inte heller att radera filen som sparats på Drive.

4. Hantera flikar

Gmail kommer med många flikar som är aktiva som standard. Du kanske inte behöver alla dessa flikar eller så kanske du inte behöver dem alls.

Gå tillbaka till Inställningar och under fliken Inkorg ser du Kategorier. Det är där du enkelt kan slå på eller av dessa flikar. Det finns inget sätt att skapa nya flikar eller tilldela en etikett som en flik. Det hade varit så coolt.

5. Ordna Gmail efter avsändare

Söker efter att hitta alla e-postmeddelanden från en viss avsändare. Det är enkelt och du behöver inte ens öppna e-postmeddelandet för att det ska fungera.

Högerklicka på e-postmeddelandet och välj “Hitta e-postmeddelanden från namn” för att starta sökningen. Du bör se alla e-postmeddelanden inom några sekunder.

Google Mail Rocks

Gmail är en av de bäst designade e-postleverantörerna i världen. Det finns flera sätt att anpassa det som du vill. Det finns också dolda funktioner, kortkommandon och sökoperatorer som du kan använda för att få det du letar efter. Jag hoppas att tipsen ovan har hjälpt dig att organisera din inkorg bättre. Kanske till och med komma till inkorg noll? Håll tummarna.

Relaterade inlägg

Botón volver arriba

Annonsblockerare upptäckt

Du måste ta bort AD BLOCKER för att fortsätta använda vår webbplats TACK